השלב הראשון בבואכם לעבוד על הספר, הוא ההתעסקות עם קובץ וורד, המכיל את הטקסטים שמרכיבים את הספר. עליו עושים את העריכה, התיקונים, ההגהה והליטוש. אין כמו תוכנת וורד עם שלל הפונקציות השימושיות שלה, בשביל לערוך ספר ולקדמו אל ההשלמה המוגמרת. בנוסף, התוכנה גם קלה לתפעול וללמידה, קלילה ונגישה.
הקובץ הזה יעבור אל הַמֶעַמֶד, והוא יְעַבֵּד אותו, יקודד בקודים או יחיל סגנונות, על מנת להעביר את החומר אל תוכנת העימוד, בה הוא יעמד את הספר.
ברם, עימוד מקצועי לעולם לא יֵעָשֶׂה בתוכנת וורד. שכן תוכנת וורד מיועדת למסמכים ומכתבים, ולפריסת עמוד משוחררת וקלילה. זה גם היתרון שלה כאשר נגשים לערוך בה ספר. כל הוספה או תיקון לא יכבידו על הקובץ, שיקבל את השינוי בקלילות, ויזיז זאת בצורה משוחררת וגמישה הלאה, לעמודים הבאים.
מאידך, עימוד ספר אמור להיות בפריסת עמוד מדויקת ומושלמת ללא פשרות והנחות, במהלכו נוצרים גם מצבים, שתוכנת העימוד אמורה גם לקבל 'תכתיבים' מהמעמד, שבמקומות מסויימים ירצה 'להכריח' את התוכנה לתת עיצוב שהיא לא מתוכנתת אליה בסטנדרט.
וורד לא בנוי לזה. בהרבה מקרים הוא מחליט על דעת עצמו היכן לעבור עמוד, להקפיץ פיסקה, או סתם כך לא להיות ממושמע לתוצאה אליה רוצים להגיע. בנוסף, בעת הסגירה של המסמך לקובץ PDF (הקובץ ממנו מפיקים את הליך הדפסת הספר), הוא עלול לייצר באגים ותזוזות שלא נראו בקובץ המקורי.
כאן מגיע תורם של תוכנות העימוד, הבנויות לעבודה בצורה הנדרשת מהם. הם מדייקות, מקבלות הוראות ומיישמות, וגם מתוכנתות לקבל דברים 'מחוץ־לקופסה'.
לכן, אין שום משמעות חיובית לעיצובים שתטרחו ותשקיעו בקובץ הוורד. אדרבה, עיצובים אלו עלולים להפריע מאד לתהליך של הכנת הקובץ לעימוד. מאידך, ברור כי חובה לעשות בידול עיצובי בין תכני הספר. על כך והמסתעף ראו בנושא שלהלן.
